Zaman Yönetimi Nedir?Nasıl Yapılır

Zaman Yönetimi Nedir ve Nasıl Yapılır?

Zaman yönetimi, ‘Bugünün işini yarına bırakma’ cümlesinin insan kaynakları ve çalışma hayatındaki versiyonudur. Ancak günümüzde o kadar yoğun bir tempo var ki, ‘Bugünün işini yarına bırakma’ yeterli olmuyor maalesef. Ben bunu ‘Yarının işini bugünden yap’ diye tanımlıyorum artık.
Bir kişi sürekli gece yarılarına kadar mesaiye kalıyorsa, ya doğru iş bölümü yapılmamıştır, ya kişi yaptığı iş konusunda yetersizdir, ya da zaman yönetimi konusunda sıkıntı vardır. Ve o kişiden şu cümleyi duyarsınız: “Sabahlara kadar çalıştım neredeyse, yine de projeyi bitiremiyorum.”

Zaman yönetimi, daha çok kendi kendini yönetebilmek, kendine söz geçirebilmek durumudur. “Yapılması gerekenler = To Do List” ile “Yapmak istenilenler” her daim farklı olacağından başarması zor olsa da, iyi bir planlama ile, doğru zamanda doğru şeyleri yaparak hiçbir şeyden feragat etmeden işler yoluna koyulabilir.

Zamanı iyi yönetmek için, öncelikle zamanı yanlış tüketmemek gerekiyor. Çalışırken zamanı nasıl daha aktif ve verimli kullanabiliriz? İşte bazı ipuçları:

• Öncelikle ne istediğinize karar vermelisiniz. Mevcut olanaklarla ulaşılabilir, kesin ve ölçülü diğer bir deyişle gerçekçi amaçlar belirlemek gerekiyor.
• Önemli işlerinize daha fazla zaman ayırabilmek için yapılması gereken acil işleri hemen yapmalı, yapılacak işler listesini tarih tutarak oluşturmalısınız. Bunu yaparken, sizin için uzun vadede sonuç getirmeyecek işleri listenizden çıkarmalısınız.
• Ayrıca ortaya çıkabilecek engel, problem, sorunlara karşı mutlaka esneklik payı bırakmalısınız ve B planınız da bir yerde olmalı.
• En verimli olduğunuz zamanı (gece veya gündüz) belirleyerek, yapmanız gereken işi, bu zaman dilimi içinde tam ve doğru yapmalısınız.
• Sürekli mola verme, adapte olamama, oyalanma, alışveriş, internet, sohbet gibi şeylere dalma gibi şeylerden uzak durmalı, oyalanmaktan ve işi ertelemekten vazgeçmelisiniz. Bunları yaparken kendinize uyarıcı notlar edinebilir, hatta sizi sürekli uyaran bir çalışma arkadaşı bulabilirsiniz.
• Sizi daha az ilgilendiren işler veya vaktinizden çalan kişiler için ‘hayır’ demeyi öğrenmelisiniz. Yasemin Sungur’un da dediği gibi, “Hayır deyin ve mutlu olun”. Yani, ‘Hayır’ deyin ve işinizin başına dönün.

Zamanı yönetmek ile ilgili olarak, yolu siyasal bilimler, iktisadi idari bilimler ya da sosyal bilimlerden geçen birçok kişi aşağıda bahsedeceğim örneği duymuştur mutlaka:

Bir gün üniversite, profesör derse girer. Bir elinde bir kavanoz, diğerinde ise içi taş dolu bir şeffaf torba vardır. Salondaki sessizlik sağlanınca taşları teker teker kavanoza doldurmaya başlar. Taa ki kavanoz hiç taş alamayacak duruma gelene kadar… Sonra sınıfa döner ve sorar:

-Bu kavanoz dolu mu?

Sınıfın büyük çoğunluğu “Evet” der. Profesör kürsünün altına eğilir ve bir küçük torbanın içindeki çakıl taşlarını çıkarır. Dikkatli bir şekilde büyük taşların arasına dökmeye başlar. büyük taşların bıraktığı boşluklar çakıl taşları ile dolar. Kavanoz daha fazla alamayacağı zaman, yeniden sınıfa döner ve soruyu tekrarlar. Duruma uyanan sınıf bu sefer “Hayır” diye cevap verir. Profesör masanın altına eğilir ve bir kova kum çıkarır. Bunu da dikkatli bir şekilde kavanoz daha alamayıncaya kadar doldurur. Yine sınıfa döner ve sorar. Sınıf coşmuştur “Hayır” nidaları yükselir. Profesör bu defa masanın altından bir sürahi su alır ve onu da kavanoza boşaltır. Sonra sınıfa döner:

-Bugünlük dersimiz bu kadar. Ne öğrendiniz?

Kimse cevap vermek istemez. Ön sıralardan biri atılır:
-Ne kadar yoğun olursak olalım, zaman yaratmak bizim elimizdedir.

Profesör cevap verir:
-Yanlış. Eğer önce büyük taşları koymazsanız, daha sonra onlara yer kalmaz.

İş önceliğini belirlerken ve zaman sıralaması yaparken, bu örnek gelir aklıma hep.

Zaman yönetimi, yanlış işleri hızlı yapmak değildir. Amaç doğru işleri doğru ve istenen sürede yapmaktır. Hızlı yapıyor olmak, zamanı iyi kullandığınız anlamına gelmez. Zaman kolaylıkla kontrol edilemez, biz yalnızca kendimizi ve kendi zamanımızı kullanmayı yönetebiliriz. Başarı, ertesi güne ne kaldığıyla değil, bu gün neler yaptığımızla ilgilidir. Bu yüzden başta da dediğim gibi;

“Bugünün işini yarına bırakma” ve “Yarının işini bugünden yap”